今日からできる生成AI活用方法：①商談議事録
AIは導入したい。でも使いどころが分からない
先日、地元で製造業をやっている社長さんと会話する機会がありました。
生成AIに興味はあって、少し触っているらしいのですが、具体的に仕事でどう使うといいかが分からないそう。
自分が使いたいというよりは幹部や従業員に使ってほしいと思っているものの、具体的な使いどころを指示できないので、なかなか浸透しないとのことでした。
参考になればと思い、私が普段使っている方法をお伝えしました。
結構たくさんあるので、このブログで、1つずつ分けてご紹介できればと思います。
生成AI利用は大真面目に考えすぎない
今日、紹介するのは「議事録」です。
生成AIといえば議事録作成、というくらいスタンダードな使い方ですが、意外と活用していない会社さんも見かけます。
その理由の1つは、おそらく、難しく考えすぎているんじゃないかと思います。
- きちんとした議事録を書かなければいけない
- お客様と話した内容を漏れなく記録しなければいけない
- AIを使う時に情報漏洩しないようセキュリティ万全でなければならない
このようにあまり真面目に考えすぎると、なかなか生成AI利用に踏み出せません。
もちろん、あまりに雑な議事録ではいけませんし、情報の取り扱いには気をつける必要があります。
ただ過度にそれらを気にしすぎると、結局AIを使えず、現状維持に落ちついてしまいます。これではいつまで経っても効率は上がりません。
商談議事録は帰り道にササっと作成
おすすめは「議事録は商談の帰り道に作る」。
どういうこと？と思われるかもしれません。
手順はこうです。
- 商談後、駅やバス停に向かうまでの道で、スマホに音声入力で商談の要点を喋る
- 音声入力されたメモを、生成AIに貼る
- 「簡潔な議事録にして」とAIに指示する
- 作成された議事録を、Google DriveやNotionに保管する
これだけです。
私の場合は、Googleカレンダーの該当予定の欄に音声入力しています。そのメモをコピーして、Gemini PROを開いてペースト。「簡単な議事録を作って」と指示して、もう議事録のできあがりです。
▼音声入力のイメージ▼（内容はフィクションです）
▼作成された議事録▼（サンプルです）
Googleで統一しているのは、Google Workspaceが企業で一般的に導入されている信頼性の高いプラットフォームであることと、Gemini PROがAIのモデル学習に利用されない（=情報がAIに吸収されない）からです。
当たり前ですが、音声入力する際は、まわりに人がいないか配慮しますし、小さな声で、個人情報や固有名詞は伏せて喋ります。
3分から5分くらいで音声入力をして、メモをコピペしてGeminiに貼って、議事録を出してもらう。トータル10分もかかりません。駅に着く頃には完成しています。
生成AIは「ToDo」の整理が得意
議事録において最も大事なのは「次にやるべきこと」が明記されていることです。
生成AIはここをよく心得ていて、どんな雑なメモを投入しても、きちんと「ToDo」をピックアップしてくれるなと感じます。
対応すべきToDoさえ漏れなく書き出されていれば、商談を前進させることができます。これは社内会議なども同じで、誰が・いつまでに・何をやってくるのか、が明確になってさえいれば仕事を前に進めることが可能です。
議事録の形式や網羅性にあまり拘らず、持ち帰って対応すべきToDoがまとめられていればOK。
これくらいの構えで臨むと良いと思います。
ぜひ、試してみていただけたら嬉しいです。
本日は以上になります。
株式会社FooLaiBo
三浦 隼
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