マルチタスクの鬼？

当社は零細企業なので、お客様に関する業務は現在ほぼ私ひとりで対応しています。

クライアント様は常時3〜4社。多い時でも5社ほどです。

アドバイスを提言するコンサルタントではなく、現場に入って手を動かすタイプの支援スタイルなので、5社を超えると回らなくなってしまうためです。

また、1社の中で複数のプロジェクトに関わることも良くあります。各プロジェクトごとに、SalesforceなどSFAのレポート作成や計数分析、資料作成、会議ファシリテート、業務フロー整理、ベンダーコミュニケーションなど、大小さまざまなタスクが日々発生します。

毎日何らかの打ち合わせが入るので、打ち合わせの間の時間に、タスクを進めていきます。1日にざっくり10〜15つくらいのタスクを進めているイメージでしょうか。

カレンダーに入れておけば忘れようがない

こんな具合で、朝から晩まで集中しっぱなしという感じのハードワークな毎日なのですが、「タスクを忘れてしまった」とか「対応漏れがあった」ということはほとんどありません。

なぜなら、カレンダーにすべてのタスクを書き出してあるからです。

私はGoogleカレンダーを使っているのですが、毎日、朝から晩まで予定がビッシリ詰まっています。30分刻みで、始業から終業まで、1つの隙間もなくビッシリです。

会議や商談などの打ち合わせはそのうち3〜4割くらいで、あとは資料作成やリサーチといった作業系のタスクです。そうしたタスクも、すべて予定としてカレンダーに登録してあります。

こうすると、当たり前ですが、忘れようがない。カレンダーは常時眺めるものなので。

もちろん、想定よりも工数がかかって遅くなったり、それによって他のタスクがズレたりという変更は発生します。

ただ、「あのタスク忘れてた！」ということは起こりません。

また、すべての予定をカレンダーに入れてあるので、「あのタスクに関するメモ、どこにやっちゃったかな？」といったトラブルもありません。したがって「メモや資料を探す」ということに余計な時間がかかることも皆無です。

いろいろ試して最後に行き着いたのがコレ

昔はタスク管理が苦手で、それこそあらゆる方法を試しました。ガントチャート系の管理ツールを使ってみたり、メモアプリを入れてみたり、A4サイズもある外国製の行動管理手帳を買ってみたり。

結局どれもうまくいかなくて、最後に行き着いたのが、カレンダーでのタスク管理。

今後は生成AIの進化によって「AIが全部教えてくれる」未来も来るかもしれませんが、今のところは、このカレンダーでのタスク管理術が私にとってベストウェイです。

多忙でタスク管理に悩んでいる経営者さんは、ぜひ試してみてください。（良ければ感想を聞かせてください）

本日は以上になります。

株式会社FooLaiBo
三浦 隼

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