社内向けに整った資料はいらない

生成AIが普及したためか、社内のミーティングで妙に凝ったスライドを出してくる人を見かけます。

先日も、ある支援先で、若手社員さんが社内会議の資料をわざわざパワーポイントで作り込んできていました。

社長さんはさすが立派で、「お客さんに見せる資料じゃないのだから、こんなところに時間をかけなくていい。あなたの貴重な時間はお客さんのために使ってください」

ということを説いていました。

まったくその通りだと思います。

中小企業が「社内」に時間を使い出したら赤信号

特に、中小規模の企業は社内会議の資料に時間を使っている場合ではありません。

プラットフォーム型やサブスクリプション型などの強固なビジネスモデルが完成している大企業と違って、多くの中小企業は売り切り型のビジネスモデルで勝負しています。

つまり、営業が契約を取ってこられなければ、来月の売り上げがゼロになってもおかしくない。少し極端ですが、それくらいの緊張感を持って経営しているのが中小企業の社長です。

そんな事業環境で戦っているのだから、願わくば、営業マンにはその稼働時間のすべてを受注に繋がる活動に使ってほしい。社長はそう思っているはず。

それなのに社内向けの資料作りに時間を割いていたら、どうでしょうか。パワーポイントのデザインを凝る数時間を、お客さんへの提案活動に活かしてほしいと社長は思うでしょう。

社内会議はメモツールのみでOK

社内向けの会議資料は、極力時間をかけないのが正解です。

Amazonの創始者ジェフ・ベゾスがパワーポイントを社内で禁止したのは有名な話。ちなみにAppleのスティーブ・ジョブズもパワポに否定的だったそうです。

おすすめは、WordやGoogleドキュメントのような文書アプリ。ここに、会議の要点や補足情報をテキストでまとめておき、それを投影しながら会議すること。

パワポのような視覚デザイン重視の資料だと情報量が少なく、その場でパッとみても参加者がディスカッションに必要な情報を得られないことがあります。

一方でWordのような文書アプリであれば、テキストで、十分な情報量を共有しやすい。パワーポイントのようにデザインやレイアウトにこだわる必要はありませんし、使い方も簡単なので誰でも使えます。

最近では、会議にNotion（ノーション。世界中で1億人以上が使うメモアプリ）を使う企業も増えています。当社も、支援先とのミーティングでNotionを投影させていただくことが多いですが、「会議の進行が捗る」と言ってもらえています。

WordやNotionで、準備に極力時間をかけず、それでいて情報量の十分な会議を行なう。

そしてその浮いた時間で、お客さんへの連絡や提案を1件でも多く実行し、受注アップのための活動を増やす。

これぞ、中小企業のあるべき姿ではないでしょうか。

本日は以上になります。

株式会社FooLaiBo
三浦 隼

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