シンプルな5項目だけでOK

仕事柄、ほとんど毎日、いずれかのお客様の会議に参加しています。

その8割の会議では、私がファシリテーター（進行役）を担当しています。

日によっては3〜4つの会議を担当することもあるので、年間で対応している会議回数は300〜400件に及ぶかもしれません。

これだけの量を経験していると、「効果的な会議のやり方」が分かってきます。

ポイントは「シンプルかつ明確なアジェンダ（議題）」。これだけです。

具体的には

• ①前回の振り返り
• ②今日の議題
• ③決定事項
• ④ネクストアクション(誰が、何を、いつまでに)
• ⑤次回日時

この5項目があれば十分。

この5つを、WordやGoogleドキュメント、Notionなどのメモツールに書いて持参するだけです。

まず①で、「前回の会議で議論した内容」を大まかに振り返ります。2〜3分でokです。週次や月次の会議だと、参加者さんは内容をあまり覚えていないこともありますので、そこを思い出してもらうのが狙いです。

次に②。会議では「論点」つまり何を話し合いたいかが明確である必要があります。「営業部の受注数が落ちており対策が必要」とか「営業マンの残業が増えていて改善が必須」といった論点を用意してくる必要があります。

また、過去の会議で決まった「宿題」のその後の進捗報告も、この②で必ず触れるようにします。会議の場は、各自の宿題の状況報告の機会でもあります。会議での発表が良い意味でプレッシャーになり、各自が宿題をしっかり進めようという機運を醸成できます。

③は、「決定事項」と項目だけ書いておけばok。あとは当日の会議の中で実際に決まったことを、その場でカタカタと打ち込んでいきます。

④も非常に重要です。残念な会議ではこの「誰が何をいつまでに」が明確化されずに終わりがちです。つまり宿題がハッキリしていない。それではせっかく会議で話し合いをしても、何も具体化しません。

宿題を明確にし、その進捗を追いかけていくことも会議体の大事な機能です。従って④のネクストアクションは必ず明確にした状態で会議を終えるようにします。

そして⑤。営業会議などは週次や月次で「定期開催」されるものがほとんどですが、それでも、日時をつど明言しておかないと外出予定が入ったりして参加要否が曖昧になりがち。次回の日時は、会議の最後にしっかりアナウンスしておくのが好ましいです。

以上です。とてもシンプルですね。

どんな会議体であっても、この5項目が守れていれば「物事が決まり、具体アクションが動く」会議にすることができます。

ぜひ、実践してみてください。

本日は以上になります。

株式会社FooLaiBo
三浦 隼

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