難しく考えると、手をつけられない

「業務の流れを効率化したいんです」

そういうご相談をよくいただきます。 AIの登場により、業務を簡単に効率化できるとのイメージを、経営者の皆さんは持てるようになったのだと思います。

ご相談をいただいたら、まず、「どのあたりの部署の業務から改善したいか」「誰が、どんな業務を、どれくらいやってるか」をざっくりと聞きます。

ポイントは、「ざっくり」です。

あまりキッチリ、カッチリ、確認しない。

というのも、ここで大真面目に現状把握しようとすると、だいたい頓挫します。

例えば、非常に細かいExcelシートを用意して、メンバー全員に、そこにキッチリ業務を記入してもらおうとする。

大抵、面倒がられて終わります。（もちろん、そういう進め方が合う組織もある）

いきなりきっちり書かせたりしようとせず、ざっくりと、ラフに、ヒアリングをする。

単なる「愚痴会」みたいなノリでもokです。

そうやって、全社の中の、どの部署の、誰の、どのあたりの業務から改善したらいいか、アタリをつける。

これくらいの絞り込み方でいいんです。

それで、アタリをつけたら、そこで始めて、ちゃんと「現状把握」を試みる。

つまり、その業務を、今どうやっているかを、改めて見える化する。

雑でいいので、業務の流れ（誰が、いつ、何をしているか）を書き出し、フロー図（流れを図解したもの）にまとめてみる。

これが出来たら、次は「理想の業務フロー図」をその下に書く。

「こうなったらいいなぁ」を書き出すわけです。

あとは、「じゃあ理想のフローを実現するには、どこをどう変えたらいいか」を議論して、実行していくだけ。

もちろん、システムの機能的にできない、今のAIの性能だとできない、協力会社の都合でできない、など様々な制約は起こりえます。

でも、それが判明するだけでも価値がある。

なぜならそうやって一度検討して、できない理由が明確になったら、きっぱり諦めて別の業務の改善に移ればいいからです。

多くの中小企業は、この「一度しっかり検討する」をやり切っていないことがほとんどです。

だから経営者は「もっと効率化できるだろ」と思い、現場は「いや多分できないし」と思い、互いにモヤモヤ、イライラする。

だから一度検討して、ハッキリさせてしまえばすっきりします。

そうやって1つずつ、前に進めていけばいい。

そのためには、あえて、「まずはざっくり」始めること。

部屋の片づけなんかもそうですね。

部屋を見回して「ちょっと散らかってるなぁ」と思ったら、深く考えず、とりあえず目の前の本や荷物をどけてみる。

そうやって少し動かしたら、ちょっと弾みがついて、どんどん片せるようになったりしますね。

業務改善も同じ。

いきなり構えて大真面目にスタートせず、とりあえずざっくり始める。

これが大切なんですね。

本日は以上になります。

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