宿題がないと何も進まない

会議というのはどの会社にもあって、管理職や経営者になると、1日のカレンダーが会議で埋まっていることも珍しくない。

ただ、じゃあその会議がすべて意味のあるもの=何かを生み出しているか、というとそうでもない。

一方で確実に何かを生み出し、モノゴトを前進させることに貢献している会議も存在する。

その違いは簡単で、「宿題」が作られているかどうか。ネクストアクションとかネクストtodoなどとも言う。

会議の最後に宿題を確認して、誰が、何を、いつまでにやるか、を決める。その宿題がどうなったかを、来週の会議で報告してもらう。

それだけで、着実にモノゴトが一歩進む。

逆にこれを決めずに会議を終えると、本当に「何も生まない会議」になってしまう。そうすると問題を解決している感覚も持てないし、次の会議のアジェンダも明確にならないので、会議自体が苦痛な場になってしまう。

宿題を確実に設定する方法はとても簡単で、あらかじめ、議事録のフォーマットにその項目を設けておけばいい。WordでもスプレッドシートでもNotionでも何でもいいので、議事内容をメモするフォーマットに「宿題」とか「ネクストアクション」とかの項目をはじめから書き込んでおく。

あとは、それを画面に映しながら、会議を進めていって、決まったことをどんどん書き込んでいけばいい。議事録というのは「会議の後に作る」ものじゃなくて「会議をしながら書く」くらいの意識でOK。みんなで眺めながら書いてしまえば、あとで「言った言わない」とか「こういうことも追記しておいて」みたいな余計な仕事も防げる。

こういう仕組みをつくれば会議は苦痛ではないし、会議をやるたびに何かが決まって何かが前進する（問題が解決する）ことになるので、みんな真剣に参加するようになる。

会議を変えたい、という社長はぜひ試してみてほしい。