中小企業は「属人化」が大きな課題

日々、製造業や運送業などの社長さんとお話ししていると、

「業務が属人化していて、あの人に辞められたら仕事が回らない」

と漏らす方が少なくありません。

仕事が仕組みで回って標準化されている大手と違い、中小企業では「この仕事はあの人しかわからない」という属人化がまだまだ残っているんですね。

その人のPCにExcelやWordで情報が残されていればまだマシな方で、ひどい場合には「あの人の頭の中にしか情報がない」というケースもあります。老舗企業の営業部門などで時々見かけます。

この場合、その担当者が引き継ぎもなく退職してしまったら、本当に業務に支障が出てしまいかねません。

属人化させてはいけない業務・情報

仕事というものは、ある程度は属人化するものです。とくに中小企業は人手不足ですから、なんでもかんでも標準化というのは無理があります。

ただ、属人化させてはならない業務や情報も当然あります。

製造技術に関するノウハウや、顧客・営業に関する取引情報、あるいは経理関連の業務などはまさにそうです。

これらの領域で「あの人しかわからない」状態を作ってしまうと、技術継承が分断されてしまったり、大切な顧客との関係にヒビが入ってしまったり、あるいは資金の不正流用などが起こるリスクが発生してしまいます。

属人化した情報の”見える化”は手間がかかる

とはいえ、一度属人化が進んでしまった業務を、他の社員でもわかるように「見える化」するのは、これは大変な手間を伴います。

まず、担当者は基本的に、情報を公開することを嫌がります。

自分だけがその業務を遂行できるという既得権を守りたいとの気持ちもあるのかもしれませんが、そもそも単純に、面倒くさいというのが大きい。

長年一人で回してきた業務ですから、もう身体に染みついた作業になっているでしょう。それを、改めてイチから情報として吐き出して、他の人にもわかるような手順に整理するというのは、これは正直誰にとっても億劫なものです。

「本人にはヒアリングだけ協力してもらい、マニュアル化は別の社員がやる」というやり方もありますが、その別の社員だって今担当している仕事があるわけですから「余計な負担」が増えることになる。気乗りはしないはずです。

こんな事情から、属人化した業務を可視化するという工程は、社内でやろうとしてもなかなか進まないのが一般的です。

外部のチカラを借りて短期間で一気に進める

属人業務の見える化は、できるだけ短期間で仕上げてしまうのがコツです。

そもそも前提として、仕事が仕組み化されていない中小企業での属人化は、先ほど挙げたように技術分断や営業活動への支障など、さまざまなリスクがあります。

それらのリスクは、担当者の急な退職などによって、いつでも現実化する危険と隣り合わせです。たまたまこれまで発生しなかっただけで、いつ起こっても不思議ではないわけです。

ですから、社長がやると決めた時が勝負です。3ヶ月、6ヶ月と期限を決めて、その期間でスピーディにやり切ってしまう。

情報整理と文書化に長けた外部のコンサルティング会社やフリーランスを活用して、短期間で実行してしまうのが良いでしょう。

業務の属人化に課題感のある方は

短期間で一気に脱属人化を図りたいという方は、コンサルティング会社や、マニュアル化・情報整理を得意とする業者を調べて連絡してみることをおすすめします。

あるいは、フリーランスの方でもそうした作業を得意とする方も見かけますので、そうした方に依頼するのも一手でしょう。

当社FooLaiBoでも、脱属人化、業務の見える化のお手伝いが可能です。

創業から6年間、クライアント様の社内の情報整理、業務フローの策定、マニュアル・手順書の作成、またエンド顧客向けの提案書やサービス資料作成なども代行してきました。

ご興味あるという方は一度、お気軽に下記よりお問い合わせください。

本日は以上になります。

株式会社FooLaiBo
三浦 隼

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