「残念な会議」をやめよう
こんな会議していませんか？
仕事柄、ほとんど毎日お客さんの会議をファシリテーションしています。
そうすると時々「うちの、他部署の会議も見て改善点を指摘してほしい」と頼まれることがあります。
皆さん、会議の運営に課題を感じているのですね。
そんな形でこれまで色々な会議を目にしてきましたが、生産性の上がらない「残念な会議」には共通点がありました。
- 事前準備をしていない
- 結論がない（何も決めない）
- 実行者が決まらない
- 記録がされない
この4つですね。
会議に臨む4つの心構え
「良い会議」は何かと聞かれれば、ズバリ、上の4点の裏返しです。
つまり、
- アジェンダや参考情報などの「準備」ができている
- 意見の言い合いで終わらず、何をやるか「決定」できている
- 「議事録」が取られている
- 誰が、いつまでに、何をするかの「ToDo」が明確
ということ。
なお、議事録はあくまで「決定事項とネクストアクション」が明記されていればOK。形式などにこだわる必要はなく、メモ書き程度でも問題ありません。
おすすめは、会議中にモニターに画面投影して、その場で要点を書きながら作ってしまうやり方。これだと参加者全員がリアルタイムに見ているので、後で内容を追記修正する手間がかかりません。
会議終了時に、できあがったメモを全員に共有すれば議事録の完成です。これなら議事録作成に余計な時間をかけずに済みます。
会議の質を上げる3つの行動
会議は「重要事項を決定し、具体アクションに繋げる」場です。
具体アクションに落とし込まなければ「意見交換できてよかったね」で終わってしまう。それでは課題は解決されませんし、売上や利益も上がりません。
仮に5分、10分の時間でホワイトボードに乱雑な字でメモを書き殴っただけの打ち合わせでも、次のアクションが明確になったのならそれは「良い会議」なのです。
会議の質を高めるためのポイントは次の3つです。
- 会議前 アジェンダや参考情報を事前共有する
- 会議中 その場で議事録をメモして作成する
- 会議後 決定事項とToDoをすぐ共有し、実行する
やることが明確になる、生産性のある会議を実践していきましょう。
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本日は以上になります。
株式会社FooLaiBo
三浦 隼
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