会議や商談「以外」の予定もカレンダーに入れる

今日は、仕事術的なお話を1つ。

私は常々、カレンダーの活用を提唱しています。

もちろん自分自身も、毎日カレンダーをフル活用しています。（Googleカレンダーが愛用です）

仕事柄、支援先企業さんの社内カレンダーにご招待いただくことが多いのですが、ほとんどの方は「会議」「商談」「出張」の予定くらいしかカレンダー登録していません。

これはとてももったいない。

私が推奨するのは、あらゆる「タスク（作業）」も書き込んでおくこと。

• 資料作成
• 議事録作り
• リサーチ
• 顧客データ分析
• 経費精算
• 出張準備

などなど。経営者さんであれば、試算表分析や経営方針策定などもありますね。

こうしたタスクもカレンダーに細かく登録しておく。

すると、どうなるか。

自分のタスクについて、より深く考えるようになります。

例えば、時間工数の見積もり。

カレンダーに登録するには時間をセットしなければなりませんから、「この資料作成は1時間くらいかな、いや2時間かな」などと都度考えることになります。

そして実際にやってみて「あれれ3時間もかかってしまったぞ」とか「意外と30分で終わったな」というふうに結果がわかります。

これ、小さな「仮説&検証」、つまりPDCAなんですね。

これくらいの時間がかかるだろうと見積もってみて（仮説）、実際にやって、振り返る（検証）。まごう事なきPDCAです。

PDCAサイクルは繰り返すほど精度が上がっていくものですから、どんどん、タスクの工数見積もり精度が正確になっていきます。結果、より的確にタスクのスケジュール管理ができるようになる。

また、カレンダーで「15〜16時の1時間で提案書を作る」と登録しておけば、自然と終了時間を意識することになります。

なので、思考が「漫然と資料を作る」から「1時間で何とか仕上げる」に切り替わる。

資料作成のような仕事には「終わり」がないので、やろうと思えばいくらでも時間をかけられます。逆に言えば、自分で時間（期限）を設定することで、その期限内に仕上げようという制約が生まれる。

制約はクリエイティブの母です。

制約があるから、「1時間で終わらせるには、ゼロから自分で作らずに有りものを先輩から貰って切り貼りしよう」とか「テンプレートを用意しておいて、それを使い回すようにしよう」といった工夫が生まれます。

こうした変化が、タスクをカレンダーに登録するだけで起こります。何の追加コストも発生しません。

50人、100人の会社で、1人ひとりがこれを実践すれば、その変化はバカにならないものになるでしょう。3ヶ月、6ヶ月と月日が経過するにしたがって、その変化はポジティブな成果を会社にもたらしてくれるはずです。

カレンダーに会議と商談の予定しか入っていないなら、ぜひ作業タスクも登録してみてください。

本日は以上になります。

株式会社FooLaiBo
三浦 隼

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