フォーマットが重たいと結局手間がかかる

「議事録を生成AIでサッと作れるようにしたい」

という相談をセミナーや相談会でよくいただきます。

議事録作成、手作業でやると面倒ですからね。

実は議事録作成は、生成AIの使い方で筆頭株です。だいたいどの企業さんでも、AIを導入したらまず議事録のAI化に着手します。

それくらい代表的な業務なので、「議事録をAIで作る」といってもいろんなやり方があります。

• ①会議音声を録音し、録音データをAIに読ませて文字起こし&議事録化
• ②ZoomやGoogle Meetでリアルタイム文字起こし&議事録化
• ③会議中にメモをとり、そのメモをAIに入れて議事録化

などなど。

①の場合は、Plaud（プラウド）という専用のAI搭載レコーダーを使っている会社さんもよく見かけます。

通常のレコーダーやスマホと違い、発話者（誰が話したか）をラベルづけできるのが特徴です。

ともあれ、このように「AIで議事録を作る」やり方はいろいろと選択肢があるわけです。

どのやり方を選んでも、最後は「AIが議事録の形に情報を整えてくれる」のですが、

ここに1つ落とし穴があります。

それは「議事録のフォーマット（書式）がそもそも重すぎるのでは？」

ということ。

歴史ある企業や団体に多いのですが、やたらと記載事項のルールが細かかったり、参加者の発言をほとんどすべて記録しなければいけなかったり、話者が誰かにすごく厳密だったり。

目的にもよりますが、企業の議事録というのは基本的には

・誰が参加したか
・何について話し合ったか
・何が決まったか（あるいは持ち越しになったか）
・宿題は何か（誰が、何を、いつまでにするか）

がパッと見返せるレベルでまとまっていればOKだと思います。

このフォーマットなら非常にシンプルなので、そもそも「会議を録音しておく」とか「話者ラベルをつける」といった作業は必要ありません。手元でサッとメモしておく程度で十分です。

このように、いくらAIを使おうとも、最終的なアウトプット（完成品）のフォーマットが無用に重たいと、録音や話者確認などで結局手間がかかってしまうわけです。

AI活用に際しては、「この機会にフォーマットもシンプルに変えてしまおう」

という発想が大切です。

本日は以上になります。

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