業務フロー改善の相談は今なお多い

当社はおもに、中小企業の経営層や幹部の方々から相談をいただくことが多いです。

テーマとしては、大別すると

• ①営業改善（営業チームの仕組み構築による受注アップ）
• ②生成AI活用（AIを営業部や総務部の業務に具体実装）
• ③業務フロー改善（各部署の業務の流れを整理し効率アップ）

の3つが、ここ数年は多い傾向です。

特にこの1年は②の生成AIに関するお問い合わせが増えていますが、③の「業務フロー改善」も根強くいただく相談テーマです。

「総務部門の業務が煩雑で、属人化し、仕組みにできていない」
「営業の内勤業務が非効率すぎて、顧客訪問や提案に時間を割けない」

このような課題に悩む経営者さんからお声がけいただいています。

「現状把握」をやり過ぎると頓挫する

業務フロー改善というと、なんだか仰々しい感じがしますね。

実際、大手企業などでコンサルティングファームが対応する場合、しっかり時間をかけてガチガチなプロジェクトとして進めることが多い傾向です。

まず、「現状把握」。

今どんなふうに業務を行なっているかを可視化するわけですね。「As-Is（アズイズ）の把握」などとも呼びます。

この現状把握、中小企業が徹底的に緻密にやろうとすると、高確率で頓挫します。

なぜかというと、そもそも業務主体である現場が、そこまで正確に業務を定型化できていないから。

中小企業は人が少ないわけなので、「イチ業務を1名が担当している」ことも珍しくありません。せいぜい、2-3名のチームで業務を回していることがほとんどです。

その場合、詳細なマニュアルや手順書は必要とされてこなかったので、業務内容が文書化されていることはほぼありません。

かつ、例外的な業務対応もつど担当者の「個別判断」で為されてきたので、「こういう場合はこうする」といったケース分けもカチッとできていません。

現場がこのような状態なので、そこに対して大真面目に「網羅的に現状を整理しよう」などと臨むと、文書化の難易度が高すぎて、途中で挫折するわけです。

現状把握はサッと行ない、「理想形」を描こう

ではどうすればいいかというと、

「現状把握はサッと、ほどほどに」で済ませる。

完璧にやろうとすると頓挫しますし、そもそも、中小企業の業務オペレーションはそこまで洗練されていないことがほとんどです。

それは、担当者が固定的であり、大勢の人の視点でチェックと改善が為されてきたものではないから。

ポジティブにいえば、改善余地の宝庫ともいえます。

なので、現状の把握はササっとスピーディに行なう。

対象業務の大まかな流れ（誰が、いつ、何を、どのシステムで、どのようにやっているか）をラフに構造整理できていればOKです。

理想の姿（To-Be）を描く

現状把握ができたら、次は「理想形」の策定です。

As-Isに対して、To-Be（トゥービー）というやつですね。

To-Beも、あまり大真面目に「完璧なもの」を目指すと上手くいきません。

どんなやり方が「完璧な業務フロー」かなど、誰にも分からないからです。

完璧ではなく、ベター（今よりもちょっと良い）を目指す。

これくらいのゴール設定の方が、敷居が低くスピード感が出ます。

例えば、「今の業務フローに関わっている登場人物を減らす」とか、「承認ステップを1段削ってみる」といった小さな改善で構いません。

理想形が描けたら、すぐに小テストを

目指すべき業務フローの形が描けたら、すぐテストを実行します。

このテストのことをPoC（Proof of Concept）などと呼びます。ポック、と皆さん呼んでいますね。

まずはPoCで小さな改善を実行し、小さな成功（スモールウィン）を現場に感じてもらう。

これが大切です。

とくに、人員が固定的な中小企業においては「これまでとやり方を変える」というのは大きな出来事。少なからず現場やマネジメントに負荷がかかります。

「そんな簡単にやり方を変えられるわけがない」というマインドブロック、これが染み付いてしまっているんですね。

このマインドを変えるには、実際に試してみて、成果を実感してもらうのが一番早い。

ただ、いきなり全部を変えようとすると大がかりな準備とコストがかかり、なかなか進まない。

だからPoCです。小さなテストとして試せばいい。

私はよく「まずちょっと実験してみましょう」といいます。

あくまで実験。実験なら、なんだか”テスト”よりもさらにハードルが低い気がしますよね。

こうして現場の心理的ハードルを下げつつ、さっとスピーディにPoCを実行してしまう。

すると現場は「意外と簡単に変えられたじゃん！」という反応をします。しかも目に見えて成果も出ている。

こうなると、「次はどこをPoCしようか」と現場も前のめりになります。

この状態になったら勝ち。あとはこの勢いを絶やさないように、定例の会議体をセットするなどして、改善を仕組み化していけばOKです。

このように中小企業の業務改善は、

現状把握→理想形策定→小テスト

の3ステップでスピーディに進めていくのがおすすめです。

当社が提唱している「中小企業はクイック&ダーティであれ」にも通じる考え方です。

本日は以上になります。

株式会社FooLaiBo
三浦 隼



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