いきなりパワーポイントを開かない

仕事上、お客さんの会社の「業務フロー」を書くことが少なくありません。

営業組織などの改善プロジェクトを立ち上げる場合、まず「現状整理」から始めます。

関係者にヒアリングをしたり、既存の社内資料を拝見しながら情報を整理するわけですが、その集大成として、現状の業務フロー（仕事の流れ）を図解するんですね。

※お客さんの要望に応じて実施判断をするので、いつも必ず業務フローを作成するというわけではありません

そんなわけで、業務フローを作る機会がまぁまぁあるのですが、これがなかなか大変な仕事なんです（笑）

情報のパーツ自体は、ヒアリングや資料読み込みをすれば大体取得できます。

それらのパーツを、フロー（流れ）として配置していく作業。これが相応に難儀なんですね。

ネットで「業務フロー」とググってみるとシンプルなフローチャート図の画像がいくつも出てきますが、現場の実態はそんなにシンプルなことはなく…

いろんな部署の人たちが登場し、謎に非効率なタスクが発生していたり、誰も実態をきちんと把握していない流れが存在していたりします。

それらを図解で表現するというのは、これはなかなか大変な作業なわけです。

最終的にはパワーポイントやGoogleスライドで表現するのですが、いきなりパワポを開いても一向に手が進まない。

まずはA4（またはA3）のコピー用紙を用意して、そこに、手書きで情報を書きつけていきます。

自社の見知った業務ならともかく、お客さんの会社の業務の流れですから、ヒアリング等で事前に取得した情報パーツと、想像力でもって、地道に書き上げていきます。

書きながら、ああでもないこうでもないと修正したり、あれココの流れは不自然だぞと気づいてそこに「？」マークを付けたり。そうやって手書きのフローが大筋できあがります。

ここでようやく、パワーポイントの出番。

手書きメモをもとに、パワポ上でフロー図を表現していきます。手書き時点で試行錯誤は大体済んでいるので、ここからは比較的スムーズに進みます。

逆に、手書きでの作業を挟まない場合、どれだけの時間がかかるかわかりません。パワポ上であれこれ試行錯誤してみても、おそらく遅々として進まないと思います。

業務フローを作るときは、まず手書きで情報を書きつけていくのがおすすめです。

本日は以上になります。

株式会社FooLaiBo
三浦 隼

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