業務の流れを見える化しよう

「営業部の業務を効率化したい」「総務部の業務フローを改善したい」といったお声をよくいただきます。

相談に来られる経営者・幹部の方々は一様に生成AIの活用を念頭に置いておられます。

たしかに、GeminiやChatGPTなどの生成AIを使えば、これまで1時間かかっていた議事録が5分で作れたり、深夜まで残業してまとめていた提案書の作成が大幅に短縮されたり、メリットは大きい。

ただ、なんでも「AIありき」である必要はありません。

AIの前に、業務フローの整理と見直し。これが大切です。

当社が実際にご支援する中小企業の現場は、そもそも「業務フロー」（業務の流れ）が見える化されていないことがほとんど。

例えば、月末の経理締め作業や、営業の受発注作業。

こうした業務を、誰が、どのタイミングで、どんなフォーマットを使って、誰とやり取りしながら作業するのか。

そうした流れの全容が、言語化されていないんですね。

いわゆる属人化状態で、担当者本人以外はやり方がわからないブラックボックスになっています。

これだと、どこの作業が重複や手戻りなどの非効率を生んでいるかが分からない。

その状態で生成AIを導入しても、効果は限定的です。ドンピシャの使いどころが判然としていないためです。

だから、まず業務フローの見える化。これを行うのがおすすめです。

よくあるのは、

• 営業事務と営業担当者が、似たようなフォーマットの書面をそれぞれ作っている
• 営業担当者が入力した内容を、事務がわざわざシステムに転記している
• 事務に依頼を投げたのに、完了したかどうかの進捗管理に煩雑な労力がかかっている

など。

こうした非効率は、AIというよりも、業務フローの重複部分を1つにまとめたり（一本化）、使うフォーマットを共通にして転記不要にするといった施策で改善することができます。

意外と、AIの「手前」の問題が多かったりするんですね。

したがってまずは、現状の業務の流れを言語化してみること。

ラフでOKです。パワーポイント等の資料にするのが面倒であれば、手書きでも構いません。

とにかく、書き出してみること。そして俯瞰してみること。

業務改善は、ここが出発点です。

本日は以上になります。

株式会社FooLaiBo（フーライボー）
三浦 隼

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