まず業務の流れを書き出そう

私の仕事は、

• 営業改善支援
• 業務改善支援
• 生成AI導入支援

の3軸です。この3つを、お客さんにご提供しています。

時代柄、生成AIへのニーズは非常に高いのですが、生成AIを導入して「何を実現したいのか」をお聞きしていくと、

「業務の効率を上げたい（=生産性を高めたい）」

と答える経営者さんが多いです。

つまり、根っこにある問題意識は、業務改善なんですね。

AIはある意味単なる道具ですから、AI導入自体は目的化するものではありません。AIをはじめとするITテクノロジーを使って、業務を改善したいというのが根幹の想いというわけです。

そのため、お客さんとは「●●業務改善プロジェクト」を立ち上げて、一緒に進めていくことになります。

総務業務改善プロジェクトとか、営業業務改善プロジェクト、といった具合です。

社員の皆さんは「それで、どんなふうに改善を進めていけばいいんだろうか」と最初は皆さん一様に不安そうに参加されます。

でもやることは極めてシンプルなんです。

業務をどうやっているのかの「現状」を皆で言い合って整理し、

その現状をもとにこうなったらベストだという「理想」を書き出す。

まずはこれだけでOKです。

「現状」と「理想」が描ければ、その間にあるギャップ（隔たり）がハッキリと見えるようになります。

「紙の出退簿のままだとデータ化できないな」
「Excelでも提出し、システムでも提出しなきゃだと二度手間だな」
「申請書の項目が多すぎるからシンプルにしなきゃいけないな」

一度「理想の形」を描いてしまえば、それに照らして「現状」の業務のやり方を見返すと、どこを変えなければいけないかが手に取るようにわかる。

ここまで出来ると、もう8割がた成功と言っても良いです。

あとは、理想の形を実現するために、ひとつずつ変えていけばいいだけ。

社内の調整で完結することもあれば、利用しているシステムの開発会社とコミュニケーションが必要な場合もあります。

それでも、どこを変えにいけばいいか皆がわかっているので、迷いはない。ひとつずつ、淡々と確認・検証をしていけば良いわけです。

こうやって、ある業務の改善に成功すると、組織の中に成功体験が生まれます。「自分たちで変えられた」という体験です。

そうすると、次からは、「あの時と同じようにやってみよう」という機運が生じる。

あとは、その勢いに乗って、どんどん業務を改善していくのみです。

起点は「現状」と「理想」の書き出し。

ぜひ、試してみてください。

本日は以上になります。

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